PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN DIGITAL BAGI PERUSAHAAN

 

DYNAMIC AND DIGITAL ARCHIVES MANAGEMENT FOR COMPANY

 

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN DIGITAL BAGI PERUSAHAAN

 

by:

Nita Fridayanti, nita.fridayanti.abs21@polban.ac.id

Program Studi Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Bandung

 

ABSTRACT

The digital age is currently being faced with a transition period from the Industrial Revolution 4.0 which focuses on Digitalization or Artificial Intelligence (Artificial Intelligence), then transitioning to the Industrial Revolution 5.0 or called Society. Along with the development of technology, every company must always be updated about technology that is growing as well, so that the need for archival data is increasing. Company data is often referred to as archives, not a few middle to lower companies still use Archiving / Archival Data still use sheets of paper which are considered less dynamic, efficient, and effective. Therefore, every company should develop its Data Archiving towards digital in order to increase the efficiency and effectiveness of access to Archive Data so that it becomes short and precise. This paper explains the use of the digital era for the use of Digital Archive Data which can make Archive Data dynamic and increase the effectiveness and efficiency of Archive Data owned by each company. So that there will be no problems that are not wanted by the company such as; Lost, burned, wasted, or stolen archives.

Keywords : Archival, Dynamic, Digital Data

ABSTRAK

Zaman digital saat ini sedang dihadapkan dengan masa transisi dari Revolusi Industri 4.0 yang berfokus pada Digitalisasi atau Kecerdasan Buatan (Artificial Intellegent), kemudian bertransisi menjadi Revolusi Industri 5.0 atau disebut Society. Seiring berjalannya perkembangan teknologi, setiap perusahaan pasti harus selalu update mengenai teknologi yang kian berkembang juga, sehingga kebutuhan data arsip semakin meningkat. Data perusahaan sering disebut sebagai arsip, tidak sedikit perusahaan-perusahaan menengah ke bawah masih menggunakan Pengarsipan/Data Arsip masih menggunakan lembaran kertas yang dinilai kurang dinamis, efisien, dan efektif. Maka dari itu, setiap perusahaan sudah seharusnya mengembangkan Pengarsipan Datanya ke arah digital agar meningkatkan efisiensi dan efektifitas akses terhadap Data Arsip sehingga menjadi singkat dan tepat. Paper ini menjelaskan mengenai pemanfaatan era digital terhadap penggunaan Data Arsip Digital yang dapat membuat Data Arsip menjadi dinamis dan meningkatkan efektifitas serta efisiensi terhadap Data Arsip yang dimiliki setiap perusahaan. Sehingga tidak akan terjadi masalah yang tidak diinginkan oleh perusahaan seperti; Arsip yang hilang, terbakar, terbuang, ataupun dicuri.

Kata kunci : Data Arsip, Dinamis, Digital

1.    PENDAHULUAN

Istilah arsip mungkin sudah sering terdengar di media digital apapun, seperti media sosial, situs resmi, jurnal, artikel, dan lain-lain. Sedangkan beberapa mungkin belum mengetahui Arsip itu apa. Menurut UU RI No..43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah bentuk rekaman dari segala jenis teknologi informasi dan komunikasi, yang disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam berbagai bentuk dan format peristiwa atau dokumen yang berkaitan dengan peristiwa, diterbitkan oleh otoritas publik, pemerintah negara, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan individu tentang kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip memiliki fungsi yang begitu penting bagi perusahaan. Arsip digunakan untuk sebagai dasar pertimbangan dari setiap keputusan yang dibuat. Proses pengarsipan diawali dengan kegiatan penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pemeliharaan, penyimpanan dan evaluasi penerapan aturan atau sistem tertentu. Di perusahaan menengah ke bawah sistem pengarsipan di buat dalam bentuk konvensional atau dalam bentuk kertas. Pengarsipan menggunakan sistem konvensional tentu memiliki keuntungan dan kerugian masing-masing sehingga tidak dapat disalahkan jika perusahaan menengah kebawah masih melakukan penerapan konvensional, karena dibuat sesuai kebutuhan dan jumlah data yang terbatas sehingga tidak memerlukan sistem skala besar yang membuat pengarsipan menjadi dinamis.

Penerapan digitalisasi pada sistem pengarsipan sudah sering digunakan oleh banyak perusahaan besar, dikarenakan perusahaan besar memerlukan sistem pengarsipan skala besar sehingga penerapannya menggunakan sistem digital dengan tujuan untuk membuat pengarsipan lebih dinamis, efisien dan efektif dalam penggunaannya. Selain itu, pengarsipan digital memudahkan tiap pekerja ataupun pemimpin perusahaan untuk mengakses sistem arsip sehingga waktu yang digunakan untuk memperoleh data arsip yang dibutuhkan menjadi lebih singkat. Beberapa contoh sistem arsip digital seperti menggunakan ‘Web Server’, ‘Website Perusahaan’, ‘SuperApps’, ‘Microsoft Apps’ dan banyak lagi.

Jurnal ini membahas mengenai cara pengelolaan arsip secara dinamis dan digital. Pengkajian dari tiap perusahaan sangat berpengaruh untuk melakukan pengelolaan terhadap data arsipnya. Tujuannya adalah agar dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan terhadap sistem pengarsipan supaya tidak terjadinya masalah-masalah yang tidak diinginkan. Tentu pemanfaatan pengarsipan secara digital sangat disarankan bagi tiap perusahaan agar menjadikan perusahaan lebih berkembang.

2.  KAJIAN LITERATUR/TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Pengelolaan

Pengelolaan adalah terjemah dari kata “management”. Menurut KBBI, pengelolaan dapat diartikan sebagai menyelenggarakan. Sedangkan menurut Harsey dan Blanohrd dalam Sudjana, manajemen adalah kegiatan bekerja sama atau melalui orang lain baik perorangan maupun kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. (Sudjana, 2003)

 Pengelolaan adalah detail manajer. Sementara itu, mengelola ialah kegiatan yangbdimulai dari pengumpulan informasi, perencanaan, pengorganisasian, koordinasi dan implementasi hingga pemantauan dan evaluasi. Selain itu, pengelolaan pun mendapatkan sesuatu yang bisa menjadi sumber perbaikan pengelola. Pengertian lain ialah bahwa pengelolaan adalah suatu organisasi atau rancangan untuk memungkinkan sesuatu yang dikelola dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien.

2.2. Pengertian Arsip

            Menurut Hendi Haryadi dalam Suryadi (2019), secara umum arsip merupakan suatu bentuk tulisan dalam bentuk corak teknis, tetapi secara individual, kelompok atau dalam satu kesatuan fungsional yang berupa perencanaan, perwujudan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya dan kearsipan pada khususnya, kumpulan surat atau bahan penunjang lainnya, yang menjamin bahwa memori internal penyelenggaraan negara menjadi bersifat fisik atau terlihat dan legal apabila berlaku ketentuan hukum sedangkan organisasi berkembang dan dipelihara serta dipertahankan selama diperlukan.

Kearsipan merupakan hal yang sangat penting ketika organisasi terus beroperasi, baik dalam hal kegiatan operasional maupun kegiatan pengembangan. Hal ini berarti arsip-arsip dinamis yang penting pada salah satu lembaga, baik negeri ataupun swasta, karenawmerupakan kelanjutan dari kebiasaan lembaga-lembaga publikGtersebut. Pengoperasian berkelanjutan memengaruhi jumlah file yang berubah. Jika arsip tidak  bisa dikendalikanvsecara efektif, maka kertas-kertas juga akan menjadi tumpukan yang tidak berguna, bukan arsip. Jika kertas dapat dimanfaatkan, maka harus dikelola agar dapat digunakan, dan tentunya memudahkan proses pencarian arsip. (Wardah, 2016)

            Pada zaman yang sudah maju  ini, pengelolaan arsip tidak hanya dilakukan secara dinamis saja, melainkan pengelolaan arsip sudah bisa dilakukan secara digital. Pengelolaan arsip secara digital ini lebih banyak keunggulannya daripada pengelolaan arsip dinamis.

3. METODOLOGI

            Metodologi yang dipakai pada jurnal ini ialah studi literatur. Studi literatur ialah suatu cara pemecahan masalah dengan mempelajari sumber-sumber tertulis sebelumnya. Dengan kata lain, istilah studi literatur juga sangat akrab dengan istilah studi pustaka.

Studi pustaka adalah hal yang diperlukan untuk penelitian, khususnya penelitian ilmiah dengan tujuan utama pengembangan aspek keuntungan teoritis dan praktis. Studi Pustaka dilakukan oleh setiap peneliti yang tujuan utamanya adalah mencari dan memperoleh pijakan untuk menetapkan landasan teori, cara berpikir dan penentuan keputusan atau asumsi sebelumnya yang disebut juga hipotesis penelitian. Pelaksanaan studi literatur ini dilakukan ketika telah menentukan judul jurnal dan inti pembahasan,

4.    PEMBAHASAN/ANALISIS

4.1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis ialah suatu arsipvyang keberadaannya sangat penting. Urgensi kearsipan dinamis di lembaga sangat signifikan. Oleh karenanya, lembaga kearsipan memikul tanggung jawab dalam bidangvpengelolaanvarsip yang dinamis. Salah satu kegunaan atau manfaat dari arsip dinamis yaitu arsipvyang masih digunakan dalam kegiatan operasional_sehari-hari, sehingga instansi yang bersangkutan kemungkinan besar bisa menyimpan arsip dinamis dalam jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis ialah suatu arsip yang berfungsi secara langsung untuk melaksanakan administrasi negara, terlepas dari apakah arsip berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan kegiatan_operasional. Arsip dinamis tidak bisa dipisahkan dari kegiatan operasional suatu lembaga.

Arsip dinamis dibagi menjadi tiga jenis (Purwatingsih, n.d.), diantaranya ialah:

1.      Arsip dinamis aktif adalah jenis yang masih banyak dipakai untuk menjamin keberlangsungan pekerjaan.

2.      Arsip dinamis semi aktif adalah jenis yang kuantitas penggunaannya sudahhmulai berkurang.

3.      Arsip dinamis tidak aktif adalah jenis yang jarang digunakan pada kegiatan sehari-hari

4.1.1        Kegunaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis pun mempunyai kegunaan baik dalam organisasi maupun perusahaan. Adapun kegunaan dari arsip dinamis, diantaranya adalah sebagai berikut:

1.      Nilai Guna Primer

Biasanya berdasar kepada kegunaan untuk kebutuhan pembuat arsip sendiri. Nilai guna primer terbagi lagi menjadi beberapa bagian, diantaranya:

a.       Nilai guna administrasi, adalah file tidak aktif yang dipakai untuk memutuskan kebijakan perusahaan dan mempunyai nilai administrasi.

b.      Nilai guna fiscal, berisi dokumentasi nilai penggunaan yang terkait dengan penggunaan dana untuk tujuan operasiona.

c.       Nilai guna hukum, biasanya dalam bentuk utilitas dokumen.

d.      Nilai guna historis, biasanya dalam bentuk dokumen yang disimpan bukan untuk kebutuhan komersial tetapi untuk kepentingan sejarah guna merekam suatu hal yang berkaitan­_dengan kegiatan tersebut.

2.      Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder biasanya berdasar kepada kegunaan arsip untuk masyarakat di luar pembuat arsip tersebut, biasanya digunakan sebagai bahan bukti atau sejenisnya. Berikut merupakan nilai guna sekunder:

a.       Nilai guna kebuktian, berisi tentang pembentukan, pengembangan, pengaturan dan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.

b.      Ni;ai guna informasional, berupa informasi terkait penelitian dan tujuan sejarah tanpa berafiliasi dengan organisasi yang membuatnya. (Sukoco, 2016)

Arsip dinamis sendiri mempunyai ciri khas atau keunggulan. Ciri arsip dinamis tersebut diantaranya:

1.      Arsipnya masih nyata sehingga digunakan dalam pengelolaan sehari-hari.

2.      Nilainya selalu berubah-ubah tergantung pada fungsi mana dalam lembaga yang menggunakannya.

3.      Prinsip bahwa repositori dinamis ditutup, karena fakta bahwa karena repositori dinamis digunakan untuk administrasi, kerahasiaan repositori dinamis tetap terjaga.

 

4.1.2        Filling/Kearsipan

Filling adalah tahapan yang dilakukan ketika proses penympanan, pemeliharaan dan penemuan arsip secara cepat dan efisien. Tujuan utama dari filling yaitu untuk mempermudah saat mencari atau menemukan kembali arsip yang sudah disimpan. (Chaniago, 2016)

Prosedur dari filling terdiri dari:

a.       Inspecting atau memeriksa, yaitu pemeriksaan arsip yang harus di filling atau tidaknya.

b.      Pengindeksan, penentuan key words yang akan dipakai. Contohnya seperti system abjad, nomor, subjek atau perihal.

c.       Coding, adalah suatu symbol yang ditulis pada selembaran arsipnya, berarti dokumen tersebut sudah ada tanda penyimpanan arsipnya.

d.      Penyortiran, kegiatan untuk mimilah arsip kemudian mengelompokkannya sesuai dengan kelompok arsip teresbut.

e.       Stroring, adalah kegiatan menyimpan arsip di tempat yang telah disediakan.

Selain dari prosedur, filling juga mempunya sebuah sistem. Sistem filling merupakan suati tahapan yang dipakai pada pengelolaan arsip dengan memakai metoda tertenru yang sudah diterapkan.

Berikut merupakan macam-macam dari sistem filling, antara lain sebagai berikut:

a.       Sistem Subyek atau perihal

Sistem ini merupakan suatu sistem yang berdasar kepada kegiatan yang akan dilaksanakan. Contohnya seperti perihal undangan, rapat, pembelian barang, pengembalian barang, pemberitahuan, dan lain sebagainya.

b.      Sistem Abjad

Sesuai namanya, pengarsipan dengan menggunakan metode ini berarti mengurutkan file atau dokumen sesuai dengan abjad yakni dari huruf A sampai Z yang digunakan sebagai suatu kode. Pengurutan abjad bisa memakai nama orang, perusahaan, organisasi atau lain sebagainya.

c.       Sistem Angka

Pada surat-menyurat biasanya akan dikeluarkan nomor surat sebagai nomor surat keluar atau masuk. Hal itu dapat dipakai saat melakukan proses pengarsipan sesuai surat yang keluar atau diterima.

d.      Sistem Tanggal

Sistem ini merupakan suatu sistem yang berdasar pada urutan tanggal. Biasanya pada saat pengarsipan, pengurutannya dimulai dari tanggal muda hingga tanggal tua.

e.       Sistem Wilayah

Proses pengarsipan dilakukan dengan cara mengurutkan wilayah-wilayah tertentu.

4.1.3       Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan ini ialah sebuah proses mengelola arsip dinamis secara efektif dan efisien, termasuk pembuatan arsip, akses dan pemeliharaan, serta pembuangan. Selain daripada itu, pengelolaan arsip secara dinamis dilakukan guna menjamin keberadaan arsip selama beroperasi untuk menjadi bahan penanggung jawab kinerja dan alat bukti  berdasarkan sistem fasilitas.

Berikut merupakan beberapa kelebihan dan kekurangan dalam penerapan sistem pengarsipan secara digital, yaitu:

a.       Kelebihan:

Tidak memerlukan biaya besar untuk membuat sistemnya, mudah untuk dibaca fisiknya saat dibutuhkan, data arsip bersifat resmi, hanya memerlukan ruang khusus dan tempat penyimpanan untuk data arsip.

b.      Kekurangan:

Rawan untuk mengalami kerusakan fisik akibat beberapa faktor, rawan kehilangan data kapan saja, memerlukan waktu untuk mencari data yang ada, Memerlukan kertas yang cukup banyak, kurang efisien dan dinamis, dan sebagainya.

            Pengelolaan arsip terdiri dari beberapa bagian (Wardah, 2016), diantaranya:

1.      Pembuatan Arsip Dinamis

Dalam pembuatan sebuah arsip, arsip tersebut harus  dibuat secara baik guna menjamin pencatatan kegiatan sebagai arsip yang otentik, lengkap dan bisa dipercaya sesuai dengan persyaratan hukum. Pembuatan arsip didasarkan pada analisis fungsi dan tugas organisasi. Pembuatan arsip pun perlu memenuhi unsur-unsur struktur arsip, inti dan konteks. Pembuat arsip merencanakan proses penciptaan dan penerimaanvarsip secara_akurat. Hal yang dapat dilakukan oleh pencipta arsip guna membuat pengarsipan yang efektif, diantaranya sebagai berikut:

1)      Tata naskah dinas ialah perintah mengenai jenis, format, penyusunan, keamanan, pengesahan, pendistribusian, dan media yang dipakai pada komunikasi dinas.

2)      Klasifikasi arsip adalah model pengorganisasian arsip secara bertahap hasil pelaksanaan fungsi dan tugas perusahaan ke dalam beberapa kategori satuan data arsip.

3)      Jadwal retensi arsip dibuat berdasarkan instruksi retensi arsip yang dikeluarkan. Petunjuk pelestarian arsip adalah ketentuan berupa petunjuk yang memuat tentang pelestarian arsip setiap benda negara dan menjadi dasar bagi pembuatan rencana pelestarian arsip di setiap lembaga negara.

4)      Sistem klasifikasi keamanan dan hak akses arsip yang menjadi dasar perlindungan hak dan tanggung jawab pencipta arsip dan masyarakat dalam mengakses arsip. Sebagai sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh masyarakat, namun demi keamanan dan untuk melindungi fisik arsip, perlu dilakukan pengaturan keamanan dan ketersediaan arsip yang dinamis. 

2.      Penggunaan Arsip Dinamis

Langkah berikutnya adalah langkah penggunaan arsip, yang berlangsung beberapa hari atau bahkan bisa bertahun-tahun. Pada langkah ini, pengguna biasanya memakai arsip dinamis dan membutuhkan akses yang cepat ke file dinamis. Karena penggunaan yang tinggi dan membutuhkan akses cepat, arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat khusus arsip seperti file. Pada umumnya masa aktif arsip dinamis berkisar antara satu tahun atau lebih, namun ada juga arsip dinamis yang masa aktifnya lebih lama. Misalnya pada file karyawan karena akan menjadi file aktif selama karyawan itu ada untuk bekerja di sebuah perusahaan.

3.      Pemeliharaan Arsip Dinamis

Pemeliharaan arsip menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2019) adalah sebagai berikut:

a.       Pemeliharaan Arsip Aktif

 

b.      Pemeliharaan Arsip Inaktif

4.      Penyusutan Arsip Dinamis

Penyusutan arsip adalah tindakan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit arsip, memusnahkan arsip yang tidak berguna, dan melepaskan arsip inaktif ke fasilitas kearsipan. Penghapusan arsip selalu berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Namun, apabila suatu instansi belum memiliki Jadwal Retensi Arsip, maka dapat dilakukan pencoretan arsip sesuai dengan Surat Edaran (SE) No. 01 Tahun 1981 tentang penggunaan arsip inaktif dalam pelaksanaan ketentuan peralihan Peraturan Kabinet tentang peniadaan arsip. melalui tahapan pendaftaran arsip inaktif, penataan ulang, pemusnahan dan pengiriman arsip.

4.2. Arsip Digital

Arsip digital ialah arsip yang bentuk fisiknya sudah berubah dari selembaran kertas menjadi arsip digital. Proses mengubah file ini disebut transfer media. Proses transfer media bisa memakai computer yang dibantu oleh perangkat pemindaian berkecepatan cepat.

Langkah dalam pengelolaan arsip difital ini tentunya membutuhkan item pendukung dalam proses pengelolaannya (Hakim, 2015), diantaranya adalah:

a.       Sumber Daya Manusia

Dilihat sekilas, pengumpulan arsip terlihat sangatlah mudah. Namun nyatanya, pengumpulan arsip dapat dikatakan sangat rumit karena jumlah arsip tersebut dapat mencapai ratusan atau bahkan ribuan. Selain dari pengumpulan arsip, tentu saja akan ada proses mulai dari pencatatan, penyimpanan hingga penyusutan arsip.

Oleh karena itu, dibutuhkan SDM yang memiliki ilmu pengetahuan tentang kearsipan, yang bisa berkompeten dan handal dalam proses pengelolaan arsip. Sehingga, saat proses penemuan kembali arsip sudah benar dan mudah ditemukan. Jika pengelolaan arsip tidak dikelola oleh SDM yang kurang baik, pengarsipan akan menjadi berantakan dan susah ditemukan kembali jika suatu hari ingin dicari.

b.      Perangkat

Perangkat terdiri dari 2 macam, yaitu:

1)      Perangkat Keras

Pada era toknologi yang semakin maju ini, perangkat keras yang dapat digunakan untuk menunjang proses pengelolaan arsip digital dapat menggunakan computer atau laptop. Saat ini, sudah banyak computer atau laptop yang memiliki spesifikasi yang bagus sehingga dapat digunakan untuk pengelolaan arsip.

2)      Perangakat Lunak

Perangkat lunak dibutuhkan untuk pengorganisasian arsip yang sudah dalam bentuk digital ke dalam basis data sehingga dalam proses penemuan kembali arsip tidak akan memakan waktu yang lama.

c.       Ruangan

Saat sumber daya manusia dan perangkat telah terpenuhi, hal terakhir yang harus dipersiapkan adalah ruangan. Ruangan disini digunakan untuk menyimpan perangkat. Akan dibutuhkan lebih dari satu ruangan untuk proses pengelolaan arsip. Ruangan tersebut terdiri dari ruangan untuk arsip yang belum didigitalisasikan dan ruangan arsip yang sudah didigitalisasikan.

4.2.1        Pengelolaan Arsip Digital

Tahapan dalam pengarsipan terdiri dari penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip. Proses pengarsipan digital adalah giat pengarsipan mulai dari pemindahan media arsip hingga konsolidasi arsip ke dalam media yang baru. Alih media arsip ialah proses penggunaan alat pindai untuk menyimpan informasi fisik dan arsip serta memindahkan media arsip dari suatu bentuk ke bentuk lainnya. Sedangkan, Pemulihan arsip adalah kegiatan pemulihan arsip yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan organisasi.

Berikut merupakan beberapa kelebihan dan kekurangan dalam penerapan sistem pengarsipan secara digital, yaitu:

a.       Kelebihan:

Pengaksesan data arsip lebih cepat dan efisien, tidak memerlukan banyak ruang untuk penyimpanan data arsip karena hanya membutuhkan ruang server, mobilitas penggunaan data lebih efektif, mengurangi penggunaan kertas di tengah pemanasan global, menghemat biaya alat tulis kantor, memiliki tingkat keamanan yang baik, tidak mungkin mengalami kerusakan fisik pada data arsip, dan sebagainya.

b.      Kekurangan:

Biaya pembuatan sistem mahal, rawan kebocoran data oleh hacker ataupun orang dalam, perlu keahlian khusus untuk mengakses/mengatur data arsip, memerlukan internet yang baik

Berikut merupakan tahapan di dalam proses penyimpanan arsip yang dapat dilakukan untuk proses alih arsip (Muhidin et al., 2016): 

Sedangkan proses penemuan arsip kembali bisa dilaksanakan dengan cara:

 

4.2.2        Kedudukan Arsip Digital

Dilihat dari media penyimpanan arsip, posisi arsip digital masuk ke kelompok arsip media baru, yang berarti arsip yang berisi informasi dan bentuk fisiknya menggunakan alat elektronik atau berupa gambar bergerak, bukan gambar diam dan rekaman audio yang dibuat sehubungan dengan kegiatan organisasi maupun individu.

Dilihat dari proses pengelolaan arsip, pengarsipan digital meliputi sistem pengelolaan arsip secara konvensional dan digital (hybrid system). Pengarsipan dengan sistem hybrid ini dilaksanakan sebagian secara konvensional atau kertas dan sebagian secara digital. (Muhidin et al., 2018)

4.2.3        Manfaat Arsip Digital

Manfaat yang bisa didapatkan dari proses pengelolaan arsip digital adalah sebagai berikut:

a.       Penghematan investasi

Contohnya seperti kertas dan tinta. Arsip yang begitu banyak membutuhkan tinta dan kertas untuk proses pencatatannya. Dengan kata lain, jika menggukana proses pengelolaan arsip secara digital, dapat menghemat pengeluaran kertas dan tinta

b.      Penghematan waktu

Dalam pengelolaan arsip digital, tidak akan dibutuhkan waktu lama untuk menemukan kembali arsip yang telah tersimpan sangat lama.

c.       Penghematan sumber daya manusia

Pengelolaan arsip dinamis membutuhkan petugas yang cukup banyak, karena prosesnya dilakukan secara konvensional sehingga membutuhkan waktu lama. Berbeda dengan pengelolaan arsip digital yang tidak terlalu membutuhkan petugas yang banyak karena penyimpanan arsip dapat terhubung ke semua system.

d.      Memperkecil kemungkinan kehangusan data

Akan sangat mudah dalam proses mem-back up data yang hilang pada system digital. Apalagi jika tiba-tiba perusahaan mengalami kebakaran, arsip digital tidak akan hangus terbakar karena sudah tersimpan di harddisk.

5.      KESIMPULAN

Perkembangan yang signifikan sudah pastinya diinginkan oleh setiap pembangunan perusahaan. Beberapa hal yang dapat mengantarkan kemudahan untuk terus berkembang diantaranya adalah harus selalu melakukan penyesuaian terhadap zaman juga yang berkembang, dan saat ini berada pada zaman digitalisasi. Segala hal kemungkinan pasti dapat terjadi, tetapi untuk meminimalisir terjadinya kerusakan yang besar perusahaan harus memilih langkah yang tepat dalam menanganinya yakni dengan pemanfaatan digitalisasi dengan baik pada perusahaan. Tentunya maksud pada pemanfaatan digital pada perusahaan yakni penggunaan data arsip secara digital sehingga dapat membuat kebutuhan data mudah terpenuhi, memiliki alur yang dinamis, penggunaan yang efisien, dan efektif untuk digunakan bahkan untuk perusahaan menengah kebawah. Semakin perusahaan dapat melihat potensi yang terdapat pada zaman digital ini, maka semakin baik pula pengelolaan kebutuhan perusahaan yang dapat memudahkan penggunanya.

Daftar Pustaka:

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2019). Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesi Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis. Journal of Chemical Information and Modeling, 53(9), 1689–1699.

Chaniago, H. (2016). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa, CV.

Hakim, T. D. (2015). Pengelolaan Arsip di Era Teknologi Informasi. Jurnal Ilmu Budaya, Vol 11.

Muhidin, S. A., Winata, H., & Sontani, U. T. (2016). Manajemen Kearsipan: Untuk Organisasi Publik. Bisnis, Sosial, Politik, Dan Kemasyarakatan, Pustaka Setia, Bandung.

Purwatingsih. (n.d.). Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif Kantor.

Sudjana, D. (2003). Strategi pengelolaan dan pengembangan pusat kegiatan belajar masyarakat.

Sukoco, B. M. (2016). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Suryadi, A. (2019). Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall (Studi Kasus : Kantor Desa Karangrau Banyumas). Jurnal Khatulistiwa Informatika, 7(1), 13–21. https://doi.org/10.31294/jki.v7i1.36

Wardah, M. (2016). Pengelolaan Arsip Dinamis. Libria, 8(1), 51–68. https://jurnal.ar-raniry.ac.id/index.php/libria/article/view/1223

 

Lampiran: